Кто организовывает встречи: Официальные деловые встречи: виды, цели, задачи, особенности

Деловые переговоры: как организовать?

Деловые переговоры.
Как организовать?

Переговоры – неотъемлемая часть деловой жизни. Они позволяют обсудить и решить вопросы сотрудничества, зафиксировать договоренности документально.
Подготовка к переговорам включает не только работу над содержательной частью встречи, но и решение организационных задач, которые часто входят в зону ответственности помощника руководителя.
В статье расскажем, что учесть на разных этапах подготовки к переговорному процессу: от разработки программы до выбора памятных подарков.

С ЧЕГО НАЧАТЬ?

По деловому этикету переговоры организует принимающая сторона.
Ее представители готовят место встречи, составляют программу мероприятия, список участников, план рассадки сторон и т.д.

На начальном этапе подготовки важно выбрать место встречи. Это может быть как офис одной из сторон, так и нейтральная территория, например ресторан. Данный вопрос партнеры решают совместно, но дальнейшей подготовкой занимаются хозяева встречи.

Необходимо проверить техническое оснащение переговорного зала, предусмотреть нужное количество посадочных мест, приобрести канцелярские принадлежности
и воду для участников мероприятия.

Для длительных переговоров важно предусмотреть перерывы:

• через каждые полтора-два часа организуют кофе-брейки;
• через три часа – перерыв на обед.

Обслуживать участников встречи во время перерывов могут как сотрудники принимающей организации, так и работники кейтеринговой компании, нанятые хозяевами мероприятия.

При подготовке к переговорам с иностранными делегациями следует учесть еще ряд моментов. Зарубежные партнеры чаще всего рассчитывают, что приглашающая сторона возьмет максимум расходов на себя. Как правило, партнеры, прибывающие из других стран, оплачивают только международные переезды и медицинское страхование членов своей делегации. А расходы по приему на месте возлагает
на себя принимающая сторона.

Перед встречей с зарубежными коллегами нужно также выбрать язык, на котором будут вестись переговоры, и организовать перевод: продумать способ перевода (последовательный или синхронный) и количество переводчиков. В некоторых случаях для перевода нужно специальное оборудование (микрофоны, кабина для переводчиков, система распределения звука) – убедитесь, что его можно установить и подключить в помещении.

Встреча «без галстуков» (англ. no tie session)

Переговоры можно проводить как в официальной, так и в неформальной обстановке – в формате «без галстуков». Он подразумевает отказ от строгих норм протокола.

Встречи «без галстуков» начали практиковать на высшем уровне с конца 90-х годов XX века. Например, в 1997 году состоялась серия неформальных встреч Б.Н. Ельцина с премьер-министром Японии Рютаро Хасимото.

Участники таких встреч могут в непринужденной, раскованной атмосфере обсудить наиболее острые и спорные вопросы, которые касаются их сотрудничества. При таком формате общения обмен мнениями носит откровенный, доверительный характер.

Однако неформальные встречи отнюдь не исключают серьезной подготовительной работы принимающей стороны. Ее представители должны продумать порядок проведения встречи, утвердить программу переговоров и другие документы, решить все организационные вопросы.

Приказ о проведении переговоров и программа встречи

Сначала необходимо издать приказ (распоряжение) о проведении деловых переговоров и сопутствующих мероприятий и в нем утвердить список участников встречи и назначить ответственных за те или иные мероприятия сотрудников
(Пример 1).

Не обязательно назначать ответственных за каждый этап переговоров. Распределение многих задач происходит во время подготовки. Ознакомившись с приказом, ответственные лица приступают к выполнению поручений.

Одному из ответственных сотрудников (чаще всего помощнику руководителя) нужно разработать и представить на утверждение программу переговоров (Пример 2).

Единых требований к составлению подобных документов нет, поэтому представители принимающей стороны сами решают, насколько подробной должна быть программа.

Она может включать:
• встречу делегации, приветствие партнеров;
• переговоры глав делегаций один на один;
• представление членов делегаций;
• приветственные слова;
• рабочий процесс и перерывы;
• подписание документов;
• пресс-конференцию;
• обмен подарками;
• торжественный прием.

Важно

За несколько часов до мероприятия представитель принимающей стороны должен проверить готовность всех служб и объектов, а также сверить списки участников встречи с сотрудниками, ответственными за безопасность (службой охраны, администратором бизнес-центра).

ВСТРЕЧА ПАРТНЕРОВ

Главное правило для гостевой стороны – прибыть на встречу вовремя, но не заранее, чтобы не ставить в неловкое положение хозяев мероприятия. К началу встречи представители принимающей стороны должны находиться в назначенном месте в полном составе.

Встречать гостей у входа в здание бизнес-центра (или в лобби) может заместитель руководителя или помощник руководителя принимающей организации, сотрудник протокола или другое ответственное лицо. Сам руководитель обычно встречает гостей на пороге своего кабинета или в помещении для переговоров.

ПОМЕЩЕНИЕ И СТОЛ ДЛЯ ПЕРЕГОВОРОВ

Помещение для переговоров должно быть просторным и комфортабельным. Можно отвести для встречи две комнаты (два зала): одну – для обсуждений и подписания документов, вторую – для перерывов.

Для переговорных комнат важны хорошая звукоизоляция, вентиляция, комфортная температура и относительная влажность воздуха.

На столе для каждого участника переговоров нужно предусмотреть:
• негазированную (газированную) бутилированную воду и стакан. Если выбирать из двух видов воды, то лучше остановиться на негазированной. Желательно, чтобы вода была в стеклянных сосудах – это более эстетично. Сосуды с напитками ставят группами по всей длине стола или рядом с каждым участником.
• канцелярские принадлежности (бумагу или блокнот, ручку или карандаш). Можно предусмотреть индивидуальные комплекты для всех участников или расположить письменные принадлежности и бумагу в центре стола в специальных подставках-стаканчиках и лотках соответственно.

На стол также кладут список участников встречи, необходимые материалы и документы; ноутбуки, планшеты и спецоборудование. Накануне мероприятия стоит подключить технические средства, которые понадобятся для переговоров, и проверить их работу.

На высшем уровне: стол переговоров

Даже на высшем уровне встречается множество вариантов подготовки стола для переговоров: для участников ставят сосуды с водой на подносах или на салфетках, стаканы, накрытые или не накрытые салфетками или специальными крышками.

При подготовке стола играют роль не только правила делового этикета, но и национальные традиции участников встречи. Например, на переговорах в Китае весной 2017 года хозяева встречи поставили на стол, помимо воды и стаканов, чашки с синим драконом.

Переговоры лидеров России и КНР весной 2017 года.

На официальных переговорах с зарубежными партнерами в помещении часто устанавливают флаги хозяев встречи и гостей: рядом со столом – большие, на столе – малые флаги на подставках. Иногда стол для переговоров декорируют цветами в низких вазах. В зависимости от формы стола, они располагаются в центре или вдоль краев.

РОЛЬ ПЕРЕВОДЧИКА

Переводчик – одна из ключевых фигур на международных переговорах. От него зависит достоверная передача смысла, настроения участников обсуждения, а порой и расшифровка подтекста.

На переговорах используют два вида устного перевода:
• Синхронный перевод осуществляют одновременно с речью выступающего. Для этого переводчик должен не только превосходно владеть языком, но и хорошо разбираться в теме обсуждения. Синхронный перевод чаще всего применяют на конференциях, конгрессах и крупных переговорах.
• Последовательный перевод подразумевает, что переводчик начинает говорить только тогда, когда выступающий закончит свою речь или какую-то ее часть. Этот вид перевода подходит для мероприятий с небольшим количеством участников.

Перед переговорами переводчиков необходимо ознакомить с текстами выступлений и другими материалами, чтобы облегчить их работу и помочь передать мысли участников обсуждения.

Для переводчиков нужно предусмотреть места в зале, отдельные микрофоны (при необходимости). На рабочих и неофициальных переговорах переводчики, как правило, сидят за основным столом по левую сторону от лиц, речь которых они переводят, либо чуть в стороне и сзади от них.

На высшем уровне: перевод

На переговорах на высшем уровне часто используют звуконепроницаемые мобильные кабины для переводчиков, в которых ведется синхронный перевод.

Конструкция таких кабин обычно довольно примитивная: они состоят из нескольких тонких панелей – стены, двери и крыша.

Внутри устанавливают специальные пульты, подключают наушники, микрофоны, приемники синхронного перевода, передатчики сигнала и т.д.

В кабине должны быть большие окна, чтобы переводчик хорошо видел все, что происходит в зале, – следил за артикуляцией выступающего.

Также переводчикам нужен стол, чтобы положить материалы для переговоров, документы или поставить ноутбук.

Для перевода, как правило, привлекают двутрех высококвалифицированных переводчиков

РАССАДКА ЗА СТОЛОМ ПЕРЕГОВОРОВ

Схему рассадки участников встречи разрабатывают и заранее согласовывают
с прибывающей стороной. При подготовке схемы нужно учитывать требования протокола и служебное положение участвующих лиц. Места глав делегаций – в центре стола, справа от них садятся ближайшие по статусу участники и далее по ранжиру (Пример 3).

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то их представители рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке вокруг круглого
или прямоугольного стола.

Представители принимающей стороны обычно садятся лицом ко входу.

Если в переговорах участвует более шести человек, то их места за столом лучше обозначить при помощи кувертных карточек. На них могут быть указаны: страна, Ф.И.О. участника, должность.

Для переговоров с зарубежной делегацией необходимо изготовить двуязычные кувертные карточки. Как правило, на фронтальной стороне находится надпись на языке принимающей страны или на английском, на тыльной – на родном языке гостей.

На высшем уровне: рассадка участников

На переговорах представителей различных государств на высшем уровне часто используют кувертные карточки с указанием только стран-участниц. Иногда кувертными карточками обозначают также места переводчиков.

Переговоры по иранской ядерной программе в Казахстане в 2013 году.

ОБМЕН ПОДАРКАМИ

Памятные подарки – символ внимания к гостям. Они позволяют выразить благодарность за визит и совместную работу, показать уважительное отношение к партнерам.

Вопрос о вручении подарков и сувениров представители обеих сторон переговоров обсуждают заранее – в период подготовки к мероприятию.

При выборе подарков учитывают пол, возраст, круг интересов партнеров, предрассудки и суеверия в отношении каких-либо предметов, а при визите иностранных делегатов – традиции страны гостей.

Следует избегать повторения подарков – это считается серьезным нарушением этикета.

Как правило, памятные подарки вручают друг другу главы делегаций одновременно. Чаще всего это происходит после подписания итогового документа.

Иногда по окончании переговоров главы делегаций дарят друг другу ручки, которыми они подписывали итоговый документ (именно те, которыми подписывали, а не новые, специально купленные в подарок), – на память о совместной работе.

При выборе подарка необходимо учесть официальное и протокольное старшинство внутри делегаций. Руководителям дарят более ценные подарки и сувениры, чем другим участникам.

Зарубежным партнерам чаще всего вручают подарки с национальным колоритом: гжель, хохломскую роспись, изделия из дерева или бересты. Кроме того, дарят музыкальные инструменты, раритетные предметы, оружие.

После обмена подарками принимающая сторона может проводить партнеров, в очередной раз подчеркнув свое уважительное и внимательное отношение к сотрудничеству с ними.

На высшем уровне: обмен подарками

После переговоров президент принимающей страны приглашает главу государства, прибывшего с визитом, в специальную комнату, где заранее подготовлены подарки для обоих президентов. Они представляют друг другу подарки, но в руки их не берут. Уже после церемонии протокольные службы забирают подарки своих руководителей.

Например, в сентябре 2017 года на саммите БРИКС В. В. Путин и китайский лидер КНР Си Цзиньпин обменялись подарками. Председатель КНР преподнес российскому коллеге скульптуру китайского воина в традиционном костюме, а также письменный стол ручной работы, на котором китайской каллиграфией написано пожелание процветания. Путин подарил Си Цзиньпину картину из янтаря с изображением парусника, а также настольные светильники из нефрита.

Вам также может быть интересно:

Sunday, May 20

Приглашаем правильно, или как подготовить и разослать приглашения

Saturday, May 19

Деловые завтраки и бизнес-ланчи. Американский и европейский столовый этикет

Monday, April 30

Подарки от лица руководителя: как выбрать и преподнести

По протоколу: эксперт раскрыл секреты организации встреч первых лиц

01.09.2019 в 18:58

Политика

8449

Поделиться

Недавно весь мир облетели кадры: президент Украины стоит рядом с канцлером Германии Ангелой Меркель, которую охватила сильная дрожь. Но Владимир Зеленский как будто не замечает припадка западного партнера. Тогда многие упрекнули главу Незалежной: мол, не помог даме в трудную минуту. А должен ли был Зеленский оказать помощь Меркель? Ведь порой даже опытные политики не знают, как вести себя в нестандартной ситуации. Оказывается, на такой случай есть целая команда профессионалов. Что такое деловой протокол? Как организовать встречу глав государств с совершенно разными традициями? Нужны ли сегодня визитные карточки? Возможна ли политика в Твиттере? На эти и другие темы «МК» побеседовал с директором Центра международного протокола РАНХиГС при Президенте РФ Гиланой МИХАЙЛОВОЙ и основателем Национального центра коммуникаций, экспертом бизнес-школы Российского союза промышленников и предпринимателей Ольгой КЕВОРКОВОЙ.

Многих удивило, что Владимир Зеленский не помог Ангеле Меркель во время приступа. Но он действовал по протоколу.

Фото: AP

— Какое значение сегодня имеет протокол для ведения дел, насколько вообще важно его соблюдение, как он влияет на деловые и политические отношения?

О. К.: Перед людьми разных стран, культур, традиций во все времена возникали вопросы: как общаться? как вести дела? В отношениях между государствами появились правила — дипломатический протокол. Но также общаются между собой и компании, и люди. Если этикет — это правила, соблюдаемые при общении людей, правила вежливости, то протокол — это отношения между статусами. Каждый статус имеет право на определенное место и отношение к нему. Протокол — это способ подчеркнуть уважение к положению человека.

Если говорить о главе государства, то есть почести, которые ему положены при встрече. В бизнесе то же самое — есть руководитель компании, есть порядок проведения встреч с его участием. Встреча гостей — это целый церемониал: флаги, гимны, эскорт мотоциклистов, почетный караул. Например, в Индии участвуют даже слоны, у нас — хлеб-соль и кокошники или, как раньше было в СССР, по пути следования гостей по обеим сторонам дороги стояли люди с флажками и приветствовали их. Если же это встреча с участием представителей нескольких стран, требуются правила рассадки. Чтобы никого не обидеть, за принцип берется алфавит. Опять возникает вопрос: какой алфавит брать, если мероприятие международного формата? В ООН договорились рассаживаться по латинице и написанию стран на английском языке. В ЕС — так, как каждая страна себя называет. Например, Германия себя называет Deutschland, тогда как по-английски — Germany, а по-французски Allemagne. Или Финляндия по-английски Finland, но они предпочитают называть себя Suomi. В СНГ — на кириллице, названия стран на русском. В России на государственных мероприятиях руководители субъектов рассаживаются в порядке перечисления регионов в ст. 65 Конституции РФ.

— А как правильно рассадить представителей бизнес-кругов?

О.К.: У нас на встречах представителей государства и деловых кругов рассадку последних также осуществляют по алфавиту. Так государство демонстрирует равноудаленность от бизнеса. А вот в Нидерландах, например, статус компаний при проведении мероприятий определяется биржевым индексом. Чьи акции сегодня лидируют, тот и будет сидеть на лучшем месте. Бизнесмены считывают это моментально, ревностно следят за рейтингами. Если не будет договоренностей, то каждый начнет тянуть одеяло на себя, требовать преференций, начнется хаос.

— Как же добиться того, чтобы все стороны остались довольны?

О.К.: Есть ментальные особенности ведения дел в разных странах, и нужно находить компромисс. В 2002 году во время визита президента Ирана в Испанию были отменены приемы у короля и у премьер-министра, положенные в таком случае. Испанская сторона настаивала на том, чтобы подать на приеме свои вина, которыми они по праву гордятся. Для мусульман-иранцев само наличие алкоголя на столе просто недопустимо. И вот тут два протокола не договорились. Но я бы сказала, что это лукавство. Потому что хозяева знали, что гости не пьют, гости знали, что хозяева — ценители вин. Естественно, должен был быть какой-то компромисс. Когда компромисс не достигнут, это опять же демонстрирует отношение. Другой пример. Во время проведения Петербургского международного экономического форума Президент России много лет подряд встречается с иностранными инвесторами, среди них много гостей из арабских стран. Иногда форум проходил в священный для мусульман месяц рамадан, когда для верующих мусульман есть ограничения. Организаторами были выделены помещения для молельных комнат, встреча планировалась на вечернее время после захода солнца. Вот вам пример уважительного и заинтересованного отношения к партнерам, тонкая работа специалистов по протоколу.

— Какие конкретно вопросы обсуждают сотрудники служб протокола принимающей стороны и со стороны гостей?

О.К.: Обсуждаются все детали, прописывается порядок проведения мероприятия, кто и что должен делать: куда приезжают гости, кто и где их встречает, кто сопровождает, как происходит церемония представления, фотографирование, в каком формате будут проходить беседы и переговоры, кто за кем выступает, кто и что вручает, нужны ли флаги, какие именно флаги, как они должны размещаться, формат обеда, как расположить участников за столом, кто уходит первым, и так вплоть до отъезда гостей. Все это организует и контролирует сотрудник службы протокола.

— Каковы же бывают последствия ошибок специалистов по протоколу?

О.К: Последствия могут быть разные, начиная от негативных лично для самого специалиста до полного разрыва каких-либо отношений, незаключения сделок между компаниями или даже государствами. Например, на инаугурации мэра Белгорода при принятии им присяги вместо положенного гимна звучала музыка из кинофильма «Звездные войны». Гимн — это символ государства, и есть обязательные случаи его исполнения. У нас что, инопланетяне в Белгороде живут? Ясно, что в услугах ответственной за инаугурацию дамы с тех пор не нуждались. Если в одной стране недоработки протокола могут остаться не самым приятным воспоминанием, например случай с возложением Виктором Януковичем — тогда еще президентом Украины — венка к памятнику. Венок не был надежно закреплен, и сильный порыв ветра опрокинул его на президента. В другой стране, допустим, в Китае, думаю, протокольщика могли бы за такую недоработку и приговорить. Протокол должен предусматривать все эти нюансы. Руководитель, а особенно человек, облеченный властью, имеющий статус, несет ответственность за все, что говорит и делает. Могу привести пример: бывший губернатор Тверской области выложил в соцсети фото блюда с кремлевского приема, где якобы был червяк. Даже если это и был червяк, представитель власти должен понимать, что страница в соцсети — это уже не только его личная страница.

Г.М.: Возможно, руководитель не обязан знать правила протокола, но в его штате должен быть человек, который будет ограждать его от всяких неловких ситуаций. Ведь свита делает короля. Каждый шаг как руководителя, так и ответственного за его имидж специалиста либо наносит ущерб этому имиджу, либо, наоборот, работает в плюс. Знание протокола — это часть создания имиджа, репутации.

— Как же правильно извиниться за оплошности, за ошибки, которые в деловых отношениях все-таки случаются и редко бывают умышленными?

Г. М.: Этому, уверена, нужно учиться, нам психологически сложно извиняться, а умение извиняться — необходимый навык, особенно для политиков. Ошибки влияют на репутацию руководителя. Их последствия могут быть разными: общественность может их не заметить, а может, наоборот, долго припоминать. Сегодня мало кто задумывается о навыках публичного извинения. Та же чиновница, которая высказалась о том, что «государство не просило вас рожать», если бы извинилась вовремя, скорее всего, активного общественного резонанса можно было избежать. Или образец неприемлемого поведения — бывший пиар-менеджер врио главы Калмыкии, которая до сих пор не извинилась за нелицеприятные высказывания в соцсети в адрес местных жителей. Люди, возможно, простят, но точно не забудут. И карьера после таких ситуаций, знаете, не взлетает. Социальные сети делают людей прозрачными, поэтому любая фраза или фото бьет по ним же рикошетом. Одним непродуманным комментарием легко разрушить годами выстраиваемую репутацию, налаженные связи. При этом понятно, что все живые люди, все имеют право на ошибку. Поэтому важно помнить, что правильное извинение — это извинение, принесенное вовремя.

— Нет ли у вас опасений, что большую часть мероприятий за всей суетой и громоздкостью заменит упрощенный порядок общения в виртуальном мире без всех этих церемоний и профессия протокольщика утеряет свою актуальность и значимость?

Г.М.: Думаю, что в виртуальный мир уйдет какая-то часть коммуникации, и сегодня создаются ее правила. Например, что сейчас делает Трамп? Он достаточно активно ведет политику в Твиттере: люди узнают о том, что они уволены, об отношении президента к себе, о новых законах и политических решениях… из Твиттера. Многие посольства, дипломаты уходят в соцсети, для того чтобы презентовать свою страну. Это новый технологический виток в отношениях между странами. На протокол это каким-то образом повлияет, у нас есть догадки как. Мы будем это активно обсуждать с иностранными коллегами в октябре на международном форуме «Служба протокола», организаторами которого мы являемся. Вообще, «твитломатией» активно сейчас занимается Запад. Но, уверена, пока есть люди, пока они испытывают потребность в общении, традиционный протокол будет работать. Нам важно, кто и где мы, что собой представляем, как нас оценивают, с кем общаемся. Может быть, многие и будут жить в гаджетах. Но те люди, которые будут влиять на ситуацию в мире, творить историю, всегда будут встречаться в реальности. Поэтому профессия специалиста по протоколу — это навсегда, пока есть люди.

О.К.: «Твитломатию» еще и не все разделяют. Например, восточные страны, Азия с их традициями. Если не соблюдать их церемоний, они просто не захотят иметь с вами дело, и никакие сообщения с эмодзи тут не помогут. США — да, ведут все к упрощению, но, думаю, не зря человечество веками вырабатывало принципы и традиции уважительного общения.

— Есть ли какие-то новые тренды в протоколе? Может, что-то признается архаизмом, в чем-то отпадает необходимость?

О.К.: Протокол развивается, отвечает на вызовы времени, появляются новые виды приемов, новые форматы мероприятий. Вот, например, рассадка за столами на последнем выездном заседании Государственного совета была по национальным проектам, мозговой штурм объединил и вице-премьеров, и министров, и губернаторов. Это новый формат проведения Госсовета.

Если вспомнить церемонию встреч глав государств в прошлом году у нас во время чемпионата мира по футболу, то все правила были соблюдены, но пошли дальше: у самолета встречал Забивака — символ чемпионата. Кто-то воспринял позитивно: улыбались, играли с Забивакой в мяч, а кто-то не понял юмора.

Или наш британский коллега недавно рассказывал, что у них появилась новая форма обращения в приглашении на прием людей, которые не хотят соотносить себя с мужским или женским полом либо являются транссексуалами. И тогда к существующим обращениям Mr., Mrs., Ms, Miss добавили — Мх («mix», «mux»), произносится на русском — «эм-икс». То есть британцы проявили к таким людям уважение.

Г.М.: Чаепитие как протокольную форму неформальных встреч можно отнести к новшествам в протоколе, ранее это обычно предлагалось в рамках «женской программы», собираются и мужчины. Также одно из важных составляющих в протоколе — учет личных особенностей и потребностей руководителя, национальных особенностей гостей. Конечно, правила необходимо соблюдать, но гибкость в ходе организации визитов и встреч не менее важна. Например, приглашенный руководитель по биоритмам — сова, и все мероприятия могут быть назначены на более позднее время, а не на утро.

О.К.: Да, кстати, когда президент Беларуси Александр Лукашенко приезжал с сыном в Россию и Коля был помладше, то белорусский протокол просил назначать встречи с учетом режима ребенка, мы с пониманием к этому относились.

— Если говорить об устаревших традициях, как вы думаете, бумажные визитные карточки останутся в прошлом? Их заменят цифровые?

Г.М.: Многие считают, что бумажные визитки устарели. Я думаю, вряд ли мы от нее откажемся в ближайшее столетие, бумажная визитная карточка очень персонифицирована. По визитке сразу понятен уровень корпорации и отношение к сотрудникам. Что касается личной визитки — это фактически лицо человека, по ней зачастую можно составить психологический портрет партнера. Качество бумаги, дизайн, нанесение логотипа, шрифты, написание регалий и должностей — это же позиционирование себя. Кроме того, после знакомства на ней можно написать, где и когда ты встретился с этим человеком, — удобно.

О.К.: Визитка помимо представительской несет функцию письменного послания: она прилагается при направлении подарка, визитной карточкой можно поздравить с событием, поблагодарить или выразить соболезнование. А говоря о цифровизации, очень часто на мероприятиях в Китае, например, мы сталкивались с тем, что не работал Интернет — скорее всего, в целях безопасности, и как тут отправить человеку цифровую визитку? Или что делать, если сядет батарея в телефоне? Визитка обязательна при личной встрече, например, с японцами.

— Можно задать насущный «протокольный» вопрос? Всегда прихожу в замешательство: допустимо ли, если женщина первая подаст руку для рукопожатия при знакомстве? В каких случаях это уместно или неуместно?

О. К.: Первой здороваться должна женщина; младшая по возрасту, если это просто две женщины. Независимо от пола подчиненный приветствует начальника. Если две женщины одного статуса, то после приветствия женщина, которая старше, может подать руку для рукопожатия. Это привилегия старшей по возрасту, то есть если она посчитает нужным — подаст руку, если не подаст — ничего обидного в этом нет. Она может, но не обязана. Женщина также может подать руку при светском знакомстве с мужчиной, если они ровесники и равны по деловому статусу. Тут можно вспоминать королеву Великобритании и спрашивать себя: королева ли я, подам ли руку? Но нужно не забывать, что в некоторых мусульманских странах не допускается рукопожатие между мужчиной и женщиной.

Г.М.: Если мы говорим об этикете, то имеем в виду отношения между полами, возрастными группами и т.д. В протоколе мы не ориентируемся ни на пол, ни на возраст, ориентиром выступает только статус. Если руководитель — женщина, то все привилегии на ее стороне, и она решает, хочет ли подать руку человеку ниже статусом для рукопожатия, и не важно, сколько ей лет.

— Кого в этой профессии больше: женщин или мужчин?

Г.М.: Вообще в мире считается, что протокол — мужская профессия. Скорее всего, это связано с очень плотным графиком работы, с частыми перелетами, работой 24/7 и тем, что мужчинам проще работать с мужчинами. Но, как показывает многолетняя практика, женщины справляются с обязанностями ничуть не хуже, а где-то даже и лучше, всегда могут выйти достойно из любой непредсказуемой ситуации. Бывает так, что протокольщик-мужчина работает у руководителя-женщины. Тут тоже возникают нюансы. Мужчина, например, может не подумать, что женщине понадобится больше времени утром на сборы — прическа, макияж, что в течение дня она должна сменить каблуки на удобную обувь и сделать это надо правильно и незаметно. А иметь для своей руководительницы запас колгот на случай побежавшей «стрелки» — это просто высший пилотаж. О таких вещах специалист по протоколу должен знать и помнить всегда независимо от его пола.

О. К.: Например, у Юлии Тимошенко во время пребывания на посту премьер-министра Украины при нанесении визитов была необходимость в перерывах удаляться в специальную комнату, где она меняла одежду, обновляла макияж, благодаря чему всегда выглядела идеально. Это, конечно, затягивало переговоры, и мужчин, мягко сказать, расстраивало. Но таковы особенности женщины-руководителя. Вполне нормально, если перед объективами камер она хочет выглядеть хорошо.

— Не могу не спросить про длину юбок и платьев Брижит Макрон — насколько она допустима для делового дресс-кода?

Г.М: Только в России и еще в некоторых странах мы обсуждаем ее чрезмерно короткие платья и оголенные ноги. Во Франции это никому не кажется странным или неправильным. Французы считают, что у госпожи Макрон красивые ноги, она может позволить себе носить короткие платья. Она француженка, ей не придет в голову надеть платья и юбки длины, соответствующей нашему представлению об их правильной длине.

— Кстати, дресс-код предписывает, должно ли колено быть прикрыто?

Г.М: Корректно было бы носить платья или юбки с подолом по колено. Грамотный протокольщик старается мягко подвести своего руководителя, женщину или мужчину, к вопросу о внешнем виде, от этого напрямую зависит имидж шефа. Не секрет, что здоровые зубы, ухоженные — даже у мужчин — ногти, аккуратные прически, подтянутость, правильной длины носки и уместные аксессуары — это своего рода показатели успешности. Нюансы имеют значение.

— Есть ли какие-то правила по организации питания на деловых приемах? Может, есть какие-то табу?

Г.М: На протокольные приемы лучше приходить, предварительно поев, потому что основная цель приемов все-таки общение. Плюс сейчас везде тенденция к уменьшению количества блюд и времени на прием пищи, мы живем в динамичном мире. Уже нет большого количества приборов на столе, вся еда удобна для употребления. Самое главное в еде — безопасность: блюда не должны содержать аллергенов, лука, чеснока. Обычно для всех готовится одно меню, за исключением вегетарианцев, для них стоят специальные обозначения у каждой тарелки, чтобы официант понимал, где не предлагать животный белок. И, конечно, существуют понятные ограничения: представителям Индии не подается говядина, мусульманам — свинина.

— Как я понимаю, специалист по протоколу — это и швец, и жнец, и на дуде игрец. Существует ли оптимальный возраст для этой должности?

Г.М: Идеально если возраст специалиста около 30 и выше. До этого возраста человек, считаю, психологически не сформирован. Для протокольщика важно иметь бэкграунд, жизненный опыт. Сказать честно, сложно представить молодого человека до 25 лет, который спокойно сможет подойти, например, к президенту страны и правильно сказать, что это не его место и следует пересесть. Это ведь огромная ответственность за все, что происходит на мероприятии. Если что-то пойдет не так, молодежь же будет бегать в панике с криками «же-е-есть!». (Смеется. ) Но наверняка есть исключения.

— Какими качествами должен обладать специалист по протоколу?

О.К.: За хорошего протокольного офицера раньше на Востоке давали шесть верблюдов. Причем за женщину! Считаю, что в этой профессии важны четкость и структурированность. Протокольщик — это дирижер. Его работа не видна, и кажется, что все само идет своим чередом. Также, на мой взгляд, главные качества специалиста по протоколу — самообладание, стрессоустойчивость. Что дает такую уверенность? Четкое знание правил протокола. Только тогда в нестандартной ситуации ты можешь эти правила умно, тонко и грамотно обойти.

Подписаться

Авторы:

• org/Person»>

  Елена Самтынова

ООН
Ангела Меркель
Владимир Зеленский
Виктор Янукович
Юлия Тимошенко
Александр Лукашенко
Украина
Германия
Россия
США
Франция
Китай
Великобритания
Испания
Иран
Индия
Финляндия
Власть
Губернатор
Мэр
Бизнес

Опубликован в газете «Московский комсомолец» №28064 от 2 сентября 2019

Заголовок в газете:
Теперь позвольте пару слов по протоколу

Что еще почитать

Что почитать:Ещё материалы

В регионах

• В Рязани из трудового рабства спасли 25-летнюю девушку с грудным ребёнком

  Фото

  44408

  Рязань

  Анастасия Батищева

• В Новосибирске ученики третьего класса устроили забастовку и не пришли в школу

  25980

  Новосибирск

  Елена Балуева

• Глава ЧВК «Вагнер» пожаловался на Ярославскую область

  Фото

  24011

  Ярославль

• Севастополь снова атаковали дроны утром 24 апреля

  19990

  Крым

  фото: МК в Крыму

• Аналитики предрекли трудную битву за Крым между Киевом и Россией

  19957

  Крым

  фото: МК в Крыму

• В США представили снаряд, который поможет Украине бить по Крыму

  11697

  Крым

  фото: МК в Крыму

В регионах:Ещё материалы

9 шагов для организации продуктивной встречи

• Товарищ
• Блог
• Встречи
• 9 шагов по организации . ..

• Кейт Дагер

• 16.07.2020
• 7 минут чтения

Встречи не должны быть скучными. Вот 9 лучших способов превратить неэффективные встречи в продуктивные рабочие сессии.

Всем нам знакомо чувство, когда нужно собраться перед началом встречи, и это не очень хорошо! Чтобы повысить производительность и эффективность, вы должны поработать до того, как войдете (или войдете) в конференц-зал.

Как организовать более продуктивные встречи и гарантировать, что ни одна встреча не будет назначена без цели? Мы собрали 9 простых шагов, которые помогут вам организовать эффективную и успешную дискуссию.

• Задайте эти 3 вопроса перед бронированием встречи
• Как организовать продуктивную встречу за 9 простых шагов
• Как повысить продуктивность вашей встречи
• Бесплатные шаблоны повестки продуктивной встречи

Задайте эти 3 вопроса перед бронированием встреча

Давайте подробнее рассмотрим эти предварительные вопросы о встрече ниже:

1 Вам действительно нужна встреча?

Вы и так очень заняты, так зачем добавлять еще одну встречу, если в этом нет крайней необходимости? Во-первых, вы должны подумать, есть ли другой способ достичь своей цели, не организуя встречу. Лучше не проводить встречу, если вместо этого можно использовать другой способ общения. Подумайте, является ли этот вопрос деликатным и будет ли лучше решать его на встрече один на один, прежде чем приглашать других людей присоединиться. Также лучше не проводить встречу, если у вас нет времени на подготовку! Ваша повестка дня будет намного более продуктивной, если вы правильно определите повестку дня.

Явка подготовлена.

Сэкономьте время каждого, придя на собрание с совместной повесткой дня, которая включает темы для обсуждения и действия с помощью такого инструмента, как Fellow.

Попробуйте Fellow бесплатно

2 Кто должен участвовать?

В статье, опубликованной в Harvard Business Review, излагаются основные факторы, которые следует учитывать при выборе участников встречи: 

«Подумайте, кто может помочь вам в достижении вашей цели и на кого повлияет результат встречи. Определите ключевых лиц, принимающих решения, людей, которые осведомлены (или заинтересованы) в рассматриваемой теме, тех, кто должен быть проинформирован для выполнения своей работы, и всех, кто будет обязан выполнять принятые решения».

3 Сколько времени вам нужно?

Это быстрое собрание или потребуется больше времени для достижения цели собрания? Подумайте о том, чтобы запланировать свои встречи с еще большим количеством времени, чем, по вашему мнению, вам нужно, чтобы гарантировать, что встреча не будет прервана. Будьте строги в отношении времени, которое вы отводите, уважая то, что все заняты и что время ценно.

Как организовать продуктивную встречу за 9 простых шагов

Теперь, когда вы ответили на 3 предварительных вопроса, на которые нужно ответить перед встречей, и определили, что вам это нужно, вы можете выполнить следующие 9 вопросов.шаги, чтобы почувствовать себя подготовленным, сосредоточенным и готовым к взаимодействию с вашей командой.

1 Назовите цель встречи

Важно, чтобы все знали, почему их позвали на ваше собрание. Подумайте, какой тип встречи лучше всего поможет вам достичь главной цели. Будь то обновление статуса, принятие решений, решение проблем, создание команды, обмен идеями или даже встреча по инновациям, важно, чтобы цель встречи была предельно ясной. После того, как ваша цель установлена, вы действительно можете начать процесс планирования, чтобы организовать успешную встречу.

2 Пригласите нужных людей

Убедитесь, что вы продумали, кого следует пригласить на встречу. Для эффективной встречи приглашайте тех, кто способен дать ценную информацию и тех, кто способен принимать решения. В тех случаях, когда во время мозгового штурма или собрания по построению команды важно, чтобы на сеансе присутствовала большая группа, подумайте о том, чтобы провести совещание по решению проблем или совещанию по принятию решений для меньшей группы. Не забудьте использовать цель вашей встречи в качестве ориентира для того, кто должен присутствовать. Не приглашайте на собрание никого, кто не является абсолютно необходимым. Графики напряженные и каждая минута нашего рабочего дня ценна!

3 Разработка предварительной повестки дня 

Следующим важным шагом для планирования продуктивной встречи является разработка повестки дня, которая создаст организованную последовательность для встречи. Использование приложения для планирования собраний, такого как Fellow, позволит вам и вашей команде совместно работать над расписанием собраний, назначать задачи и не отставать от графика.

Использование совместной повестки дня поможет членам вашей команды внести свой вклад в обсуждение и выдвинуть любые важные моменты, которые, по их мнению, могут повысить ценность встречи. Приложение «Повестка дня собрания» также позволит вам решить, сколько времени выделить на каждый пункт повестки дня, и получить представление о том, сколько времени потребуется на это собрание. Ознакомьтесь со всеми нашими шаблонами повестки дня встречи, чтобы получить дополнительное вдохновение!

4 Поощряйте участников заранее готовиться 

Рекомендуется разослать все материалы участникам встречи за несколько дней до ее проведения, чтобы они могли подготовиться к продуктивному разговору. Если вы используете инструмент повышения производительности собраний, например Fellow, вы можете сделать это, прикрепив файлы к повестке собрания.

Убедитесь, что ваша команда знает, что вы ожидаете от них ознакомления с этими материалами, чтобы их можно было обсудить во время встречи. Еще один отличный способ заранее подготовить участников к собранию — добавить любые вопросы, которые у них могут возникнуть, в повестку дня собрания или внести предложения по ее изменению.

5 Назначение ролей участникам

Назначение ролей участникам способствует эффективной встрече, поскольку каждый человек имеет конкретную направленность и ключевой вклад, который он должен внести. В недавней статье Harvard Business Review дается отличное описание ключевых ролей на собраниях:

« фасилитатор направляет дискуссию, следя за тем, чтобы обсуждались все стороны проблемы (это хорошая работа). для тех, кто развивает лидерские качества и практикует нейтралитет). А писец записывает ключевые идеи и решения и раздает заметки (это дает застенчивым людям возможность участвовать). Участник с номером поддерживает живое обсуждение. Эксперт делится знаниями по конкретным вопросам. Одно преимущество: вы можете попросить эксперта присутствовать только на части собрания, сосредоточив внимание на его вкладе».

6 Начинайте встречу вовремя

Создайте для своей команды прецедент, чтобы ваши встречи начинались вовремя, независимо от того, вошли ли люди в систему или пришли еще. Организовать встречу, на которую может прийти каждый, уже сейчас огромная проблема из-за сумасшедшего графика и банальной нехватки времени. Если все участники приняли ваше приглашение, считайте, что они прибудут вовремя и будут готовы принять участие.

Наконечник Pro

Возможно, будет полезно зарезервировать больше времени, чем, по вашему мнению, вам нужно для вашей встречи. Это даст вам пространство для маневра для любых вопросов, комментариев, технических трудностей или чего-либо еще, что может возникнуть. Если вы не используете все отведенное время, маловероятно, что кто-то будет жаловаться на преждевременное окончание встречи!

7 Используйте технику парковки, чтобы не сбиться с пути 

Техника парковки отлично подходит для того, чтобы не отставать от графика и вовремя во время встреч. Сообщите своим участникам заранее, если вы планируете использовать эту технику, чтобы все знали об этом.

Начните с объяснения членам вашей команды, что у вас есть только определенное количество времени для встречи, поэтому вы будете буквально придерживаться повестки дня встречи и каждого пункта повестки дня. Избегайте отклонений от пунктов повестки дня собрания, предлагая участникам записывать свои темы для обсуждения в нижней части повестки дня («автостоянка») вместо того, чтобы перебивать других. Вы можете использовать приложение для совместных встреч, такое как Fellow, в качестве парковки.

Идеи, полученные на стоянке, будут рассмотрены после встречи или позднее. Признание идей или опасений участников важно, как и продолжение встречи.

8 Следите за заметками о собрании и дальнейшими действиями 

Как мы уже говорили ранее, ключевым моментом является назначение ролей участникам собрания. Таким образом, вы знаете, что кто-то несет ответственность за создание заметок о собрании, которые охватывают все важные обсуждения и решения, принятые в ходе собрания.

Использование приложения для заметок на собрании, такого как Fellow, позволяет вам делать заметки и вычеркивать темы для обсуждения по мере развития собрания. Вы можете использовать раздел личных заметок, чтобы записывать свои мысли и легко делиться заметками о собраниях со всеми соавторами.

9 Отправка отчета по собранию или повторного сообщения по электронной почте

Последним шагом в организации продуктивного собрания является отправка резюме или повторного сообщения по электронной почте всем участникам, чтобы поделиться информацией о собрании. Это усилит важность и основные темы для обсуждения на встрече. Это также будет способствовать достижению результатов, ориентированных на результат, напоминая вашей команде об их обязанностях, чтобы они могли нести ответственность за себя и своих коллег.

Бесплатные шаблоны повестки продуктивных совещаний

Как повысить продуктивность вашей встречи ⚡️

Чтобы спланировать продуктивную встречу, важно, чтобы вы организовали себя и определили, действительно ли вам нужна эта встреча, кто должен присутствовать и сколько времени вам нужно для сделать его успешным. Вернитесь к этим 9 шагам при планировании встречи, чтобы убедиться, что вы входите в систему или идете на встречу, чувствуя себя готовыми повысить производительность и полностью задействовать свою команду.

Наконец, рассмотрите возможность использования приложения для планирования собраний, такого как Fellow, чтобы поддерживать порядок и экономить драгоценное время, отслеживая все заметки о собраниях и действия в одном месте.

Советы высокоэффективным руководителям

• Электронная почта*

Кейт Дагер (аспирант психологии H.Dip и бакалавр в области управления бизнесом) имеет опыт управления и корпоративного консультирования, работая в государственном секторе, продажах и корпоративных финансах. Кейт очарована тем, как наша физическая среда влияет на наши мысли, поведение, действия и благополучие. Она сертифицированный преподаватель йоги, страстный писатель и путешественник.

Узнайте, почему лидеры в более чем 100 странах используют его сегодня.

Попробуй бесплатно

Запросить демо

Уже используете Fellow?
Авторизоваться

Вам также могут быть интересны эти посты

5 ролей для совещаний, которые необходимо назначить для более продуктивных совещаний

Независимо от того, проводите ли вы личные или виртуальные собрания, вам нужны нужные люди в правильных ролях, чтобы собрания были продуктивными и увлекательными.

Неспособность назначить соответствующие роли на собраниях превращает ваши собрания в праздник зевоты, где ничего не делается.

Хотя многие сосредоточили бы свое внимание исключительно на повестке дня и окончательных результатах, не менее важно распределить и определить роли и обязанности на собрании, чтобы обеспечить выполнение первых.

В этом сообщении блога будут рассмотрены все ключевые роли и обязанности, которые вам необходимо распределить, чтобы обеспечить максимальную продуктивность собраний, как личных, так и виртуальных.

Содержание

Почему важно определить четкие роли на собраниях

Помимо создания общей культуры работы, четкие роли на собраниях приносят ряд других преимуществ для среды собраний и организации в целом: 

• Четкие роли на собраниях создают инклюзивное рабочее пространство. Наличие правильных людей, контролирующих разговоры, гарантирует, что каждый голос и мнение будут услышаны.
• Четкие роли участников совещаний способствуют совместной работе и повышают производительность. Например, отличный фасилитатор собрания будет держать беседу в нужном русле и направлять группу к более эффективному принятию решений. Кроме того, определенные роли на собраниях позволяют более эффективно использовать время и технологии, а также в целом лучше организовывать собрания. На самом деле, исследования показывают, что продуктивность собраний напрямую связана с людьми, которые организуют и содействуют встрече.
• Четкое распределение ролей на собраниях сделает ваши собрания более интерактивными и увлекательными . Чем больше людей вовлечено в создание продуктивной встречи, тем больше вероятность того, что участники будут чувствовать себя мотивированными для участия в беседе.  

Общие роли для личных и виртуальных совещаний

В последнее время новые модели работы изменили традиционную обстановку для совещаний.

Кто из нас помнит, когда в последний раз присутствовал на совещании, когда все участники физически присутствовали в конференц-зале?

Хотя рабочие места и условия проведения совещаний изменились, это изменение не сильно повлияло на роли, необходимые для обеспечения максимальной продуктивности совещаний.

Как для личных, так и для виртуальных встреч требуются следующие четыре ключевые роли:

• Лидер (председатель) — человек, который организует, ведет и завершает собрание.
• Фасилитатор — лицо, ответственное за поддержание обсуждения и принятие решений. Нередко один человек отвечает и за ведение собрания, и за его содействие, поскольку эти две роли схожи.
• Хронометрист — лицо, обеспечивающее соблюдение сроков собрания.
• Ведущий протокол — лицо, ответственное за документирование ключевых действий, решений и вопросов.

Для виртуальных совещаний требуются две дополнительные роли:

• Технический хост — человек , который управляет платформой, и
• Модератор чата — человек, который управляет чатом.

В некоторых случаях обеими ролями может управлять один человек.

5 ключевых ролей на собраниях, которые должны быть включены в ваши собрания

Поскольку стандарты проведения совещаний меняются в соответствии с требованиями новой динамики рабочего места, добавляются новые роли для создания привлекательной и инклюзивной среды для совещаний.

Например, на некоторых виртуальных собраниях присутствуют Vibe Watchers — люди, которые следят за невербальным общением и чувствительной межличностной динамикой.

Тем не менее, хотя более подробное обсуждение роли Vibe Watcher может быть интересным, в этой записи блога мы будем придерживаться основ, чтобы помочь вам заложить надлежащую основу для продуктивных совещаний.

Давайте подробно рассмотрим пять ключевых ролей для эффективных совещаний.

👩‍💻 Роль на совещании №1: Лидер

Лидер или Председатель играет ключевую роль как на виртуальных, так и на личных встречах.

Роль назначается руководителю группы, который отвечает за составление повестки дня и распределение других ролей на собрании.

В дополнение к этим обязанностям Лидер заботится о нескольких ключевых элементах до, во время и после встречи.

Обязанности лидера перед встречей

• Организует встречу 
• Рассылает приглашения на встречу
• Подготавливает и согласовывает повестку дня
• Подбирает место (для личных встреч) или Microsoft Teams)
• Отправляет ссылки и приглашения участникам из инструмента, а также любую дополнительную информацию о том, как использовать инструмент

Аудио- и видеоконференции и совместное использование экрана в Pumble

Обязанности лидера во время встречи 

• Устанавливает цели, роли и правила
• Контролирует ведущего за ходом обсуждения
• Обеспечивает всем равные возможности для участия в беседе

Обязанности лидера после встречи

• Обеспечивает эффективное информирование обо всех ключевых решениях 
• Определяет следующие шаги
• Обеспечивает распределение обязанностей между членами команды

Советы для руководителей собраний

Теперь, когда вы четко понимаете роли и обязанности руководителя собрания, вот несколько практических советов, которые помогут вам вести следующее собрание как профессионал:  

• Определить цель(и) встречи заранее . Это поможет вам лучше оценить прогресс во время встречи и определить, была ли в итоге достигнута основная цель.
• Согласовать план с другими показателями . Чтобы свести к минимуму прерывания, задержки или недоразумения, рекомендуется подготовить план действий, обязанности и подсказки с фасилитаторами, хронометристами, ведущими протоколы и техническими ведущими.
• Оставьте место для вопросов . Выделите достаточно времени во время встречи, чтобы участники могли задать вопросы. Помимо обеспечения максимальной ясности и прозрачности, вы также создаете инклюзивный опыт для всех участников.
• Дайте последнее слово . Обязательно разошлите краткие заметки всем участникам после встречи. Они особенно применимы, например, к более крупным собраниям с участием всех участников. Это может быть отличным способом выразить благодарность всем за участие. Он также может служить напоминанием о ключевых моментах и ​​действиях.

Лидер и фасилитатор на собраниях

Роли ведущего и фасилитатора часто выполняет один и тот же человек.

Хотя эти две роли похожи и термины часто используются взаимозаменяемо, у них могут быть разные обязанности.

Лидер собрания Роль лидера зарезервирована исключительно за кем-то из команды. В большинстве случаев руководитель группы берет на себя роль руководителя собрания.

Роль фасилитатора собрания, с другой стороны, может быть поручена людям вне команды или даже вне организации.

В то время как Лидер собрания отвечает за результаты встречи, Фасилитатор играет более активную роль во время встречи, поскольку он контролирует процесс встречи.

Во многих случаях Лидер может помочь или попросить другого члена команды организовать встречу команды.

Однако рекомендуется пригласить опытного аутсайдера в одном из следующих сценариев: 

• Команда все еще находится на ранних стадиях совместной работы
• Велика вероятность сбоя в групповой динамике
• В повестке дня сложный или деликатный вопрос

🗣️ Роль встречи №2: Фасилитатор

Роль фасилитатора аналогична роли ведущего встречи. Во многих организациях одному человеку назначаются обе роли, поскольку они разделяют большинство обязанностей.

Однако, чтобы провести четкое различие, мы определим роль фасилитатора с обязанностями, характерными для этой роли.

Основная обязанность фасилитатора — поддерживать беседу в нужном русле.

В отличие от Лидера, который в основном наблюдает за собранием, Фасилитатор играет более активную роль в регулировании обсуждения и управлении процессом принятия решений.

Как и лидер, роль фасилитатора также включает в себя обязанности до, во время и после собрания.

Обязанности фасилитатора перед встречей

• Встреча с руководителем или спонсорами сессии для уточнения ожиданий, основных целей, тона и групповой динамики 
• Определяет наилучшие методы и инструменты для использования 
• Помогает лидеру в организации встречи и планировании повестки дня

Обязанности фасилитатора во время встречи

• Модерирует обсуждение на протяжении всего собрания, чтобы убедиться, что оно соответствует основным пунктам повестки дня . Они должны быть умелыми активными слушателями и отличными коммуникаторами, чтобы действовать быстро, когда придет время вмешаться и перенаправить разговор.
• Задает тон встречи в начале.
• Создает инклюзивную среду. Обеспечивает участие виртуальных участников в собраниях гибридных команд.
• Нейтрализует потенциальные групповые конфликты. Эта роль требует высокого уровня эмоционального интеллекта, чтобы понимать, что могут чувствовать другие, и вести группу к конструктивному обсуждению и избегать недопонимания.

Обязанности фасилитатора после встречи

• Помогает ведущему в определении и сообщении выводов и дальнейших шагов.

Советы для фасилитаторов на собраниях

Независимо от того, являетесь ли вы опытным фасилитатором или новичком, вы никогда не будете слишком готовы.

В конце концов, не существует универсального решения для организации собраний — каждая группа, обсуждение и повестка дня уникальны и сопряжены с различной динамикой и коммуникативными проблемами.

Тем не менее, есть еще несколько советов, которые любой ведущий может применить для повышения продуктивности собраний: 

• Познакомьтесь со своей аудиторией . В идеале у вас будет возможность оценить динамику группы и лучше понять личностные качества и стили общения участников. Это поможет вам определить, как лучше обратиться к участникам.
• Будьте внимательны и наблюдательны . До и во время встречи обязательно внимательно прочитайте комнату, чтобы лучше предсказать поведение и действовать быстро, когда возникают отклонения или недопонимание.
• Задавайте правильные вопросы . Вопреки распространенному мнению, роль фасилитатора заключается не в том, чтобы знать все ответы, а в том, чтобы задавать правильные вопросы, чтобы вести беседу к решениям. Обязательно активно слушайте и задавайте правильный вопрос в нужное время, чтобы сделать более значимые выводы.
• Продолжайте поток. В дополнение к тому, чтобы продвигать разговор вперед с помощью правильных вопросов, также рекомендуется поддерживать вовлеченность группы и даже физическую активность во время собрания. Для личных встреч это может быть достигнуто с помощью стендап-встреч. Или вы можете попросить участников встать и записать свои идеи на доске. На виртуальных встречах вы также можете провести стоячую встречу или включить соответствующие игры с ледоколами.

💡 Наконечник Pumble Pro

Если вы чувствуете, что ваши нервы могут взять верх во время фасилитации, вам может понадобиться помощь в преодолении ваших страхов фасилитации.
Узнайте, что вызывает распространенные страхи, связанные с фасилитацией совещаний, и получите практические советы по их преодолению:

• Почему некоторые люди боятся фасилитации совещаний?

⏱️ Роль собрания № 3: Хронометрист

Роль хранителя времени довольно проста — он следит за временем во время собрания, чтобы обеспечить соблюдение расчетного времени, отведенного для каждого пункта повестки дня.

Хронометристы обычно назначаются руководителем или фасилитатором. В большинстве случаев это члены команды или организации, а также участники встречи.

Их роль состоит в том, чтобы помочь Лидеру или Фасилитатору более эффективно управлять временем собрания.

Хронометристы напоминают фасилитатору, лидеру или группе, когда заранее определенное время для определенного пункта повестки дня подходит к концу.

Рекомендуется договориться со всеми ключевыми членами о тонком методе оповещения до встречи.

Таким образом, все участники и ключевые участники могут легко улавливать сигналы, не прерывая текущий разговор.

Например, хронометристы могут общаться с руководителями или фасилитаторами через приватные чаты на используемой ими платформе конференции. Они могут отправлять напоминания каждый раз, когда срок для пункта повестки дня почти истек.

Напоминание об ограничении времени в групповом чате в Pumble, приложении для обмена сообщениями

Советы для хронометристов на собраниях

Как хронометрист, ваша работа заключается в том, чтобы оставаться на месте, сосредоточиться и следить за часами.

Вот еще несколько полезных советов, о которых следует помнить, когда вам назначают роль хронометриста на собрании вашей команды:

• Знайте повестку дня собрания . Заранее ознакомьтесь с повесткой дня собрания, чтобы лучше подготовиться к своей роли. Неплохо также иметь его в письменном виде, чтобы более эффективно отслеживать элементы и график.
• Определение возможных задержек . Встретьтесь с руководителем и фасилитатором перед собранием, чтобы определить любые вопросы, которые могут занять больше времени, чем ожидалось.
• Используйте надежный счетчик времени . Ваша роль заключается в пунктуальности, поэтому следите за тем, чтобы разряд батареи или неисправность устройства не помешали вам.

✍️ Роль на совещании №4: Ведущий протоколов

Ведущий протоколов отвечает за запись ключевых моментов совещания. Они следят за тем, чтобы решения, припаркованные темы и вопросы записывались и записывались на потом.

Некоторые инструменты позволяют записывать собрания целиком, поэтому эта роль может понадобиться не всегда.

Тем не менее, вам все же следует использовать какую-либо форму ручной записи, чтобы держать под рукой основные темы обсуждения и выводы. Вы можете использовать для этого раздел чата, и ваши основные моменты и вопросы будут автоматически сохранены и легко доступны для дальнейшего использования.

Например, вы можете ввести основные пункты действий в виде маркированного списка в командном канале в приложении командного чата. Таким образом, вы можете массово рассылать заметки о собрании всем и сразу же получать уведомления об этом, когда вы нажимаете кнопку «Отправить».

Обмен заметками о встрече с участниками в Pumble, приложении для группового обмена сообщениями.

Ведущие заметки также тесно сотрудничают с руководителем и/или фасилитатором для разработки повестки дня встречи.

Кроме того, они отвечают за организацию заметок и их распространение среди участников.

Сильное внимание к деталям и способность быстро понимать и записывать устные сообщения — вот некоторые из ключевых качеств, которыми должны обладать конспектировщики.

Помимо своих ролевых обязанностей, Ведущие записи также являются активными участниками совещаний.

В соответствии с этим важно назначать эту роль опытным специалистам, которые достаточно хорошо знают повестку дня и групповую динамику, чтобы успешно выполнять двухролевое задание.

Советы для тех, кто ведет записи на собраниях

В обязанности ведущего входят не только внимательность во время собрания и сверхбыстрый набор текста.

Чтобы помочь вам освоить эту роль с самого начала, мы составили список дополнительных вещей, которые следует учитывать при принятии на себя роли Notetaker:

• Получите хорошее представление о отраслевом жаргоне . Убедитесь, что вы понимаете отраслевую терминологию или терминологию повестки дня, чтобы иметь возможность быстро и точно расшифровывать любые технические термины или аббревиатуры.
• Приготовьтесь . Зарядите свой ноутбук и любые другие устройства, которые вы планируете использовать. Вы также можете иметь под рукой бумагу и ручку на случай, если с оборудованием произойдет что-то неожиданное.
• Совершенствуйте свое письмо . Крайне важно передать правильное сообщение и не оставлять места для неправильного толкования при составлении записей совещаний. Чтобы эффективно форматировать заметки о встрече, стремитесь к ясности, краткости и удобному форматированию.

💡 Совет Pumble Pro

Если вам нужны дополнительные советы по повышению четкости и точности делового письма, обязательно ознакомьтесь с нашим руководством в блоге: 

• Как улучшить свои навыки работы с сообщениями 

🔧 Роль встречи № 5: технический ведущий/модератор чата

Никто не думает о техническом ведущем, пока он случайно не покинет виртуальную встречу и ему не понадобится помощь, чтобы вернуться. Или когда демонстрация экрана не работает, когда они собираются поделиться этот отчет им потребовались годы, чтобы закончить.

Технический ведущий играет важную роль на любом совещании, связанном с любой технологией. На виртуальных встречах их роль в основном заключается в обеспечении бесперебойной работы инструмента конференции.

Для личных встреч технические организаторы несут ответственность за обеспечение того, чтобы все используемые устройства были подключены и работали должным образом.

Вопреки распространенному мнению, технические организаторы должны принимать активное участие во время виртуальных и личных встреч.

В идеале, руководитель или фасилитатор должны сначала представить ведущего, чтобы убедиться, что все участники знают, к кому обращаться в случае возможного технологического сбоя.

Хотя по сути это две отдельные роли, в большинстве случаев технические ведущие также берут на себя роль модератора чата.

Это означает, что чаще всего у вас будет один человек, который устраняет возможные проблемы с платформой для конференций и следит за чатом на предмет технических вопросов.

Роль Технического Ведущего сводится к следующему:

• Технический Ведущий обладает обширными знаниями о платформе конференции и всех сопутствующих инструментах. Они следят за тем, чтобы все прошло гладко, чтобы каждый участник мог сосредоточиться на своей роли и повестке дня.
• В виртуальной среде технические организаторы также несут ответственность за помощь участникам в присоединении к собранию.
• Технический персонал помогает Ведущим заметки обеспечивать успешную загрузку всех документов и заметок совещаний.

Советы для технических организаторов совещаний

Несмотря на то, что отличные технические навыки, безусловно, сделают вас пригодными для роли технического хоста, это только первый шаг.

Вот несколько советов, которые следует учитывать, если вы хотите окунуться в пул технических хостов: 

• Технические требования согласовать с Координатором . В идеале, технический организатор обсудит все детали с руководителем или фасилитатором перед собранием, чтобы подготовить дополнительные инструменты, резервные планы, а также любые технические средства для конкретного собрания.